政策解读 | 一文读懂国家科技重大专项档案如何管理

日期：2017年12月22日     来源：锐动源

  国家科技重大专项档案是在重大专项的规划、论证、组织实施、监督评估、考核验收等全过程中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。保证档案的安全性、真实性、可靠性、完整性和可用性，对促进国家科技信息资源长期保存和有效共享具有重要意义。
  2017年11月，科技部印发《国家科技重大专项（民口）档案管理规定》文件（以下简称“管理规定”），对重大专项档案的组织领导、归档范围、过程管理、验收等做了明确规定，下面动源君结合具体实际为大家梳理相关规定。
  一、重大专项档案有哪些？

  二、重大专项档案有哪些作用？
  1.依据凭证作用：如项目（课题）完成情况需要以任务合同书为参考依据；财务审计需要审计报告、决算报告等相关支出凭证等；
  2.痕迹管理功能：为文件追踪、过程监督、问责等提供原始依据，能够“追根溯源”，明确责任。也可以追溯技术路线和记载技术首发权；
  3.知识储备功能：可以进行项目/课题查重和查新，避免重复立项；
  4.情报利用功能：所包含的知识内容为后续研发及应用提供参考借鉴。
  三、管理规定修订背景有哪些？
  1.现实要求。实际调查情况表明，档案管理现状主要有：非专人专岗、人员流动性较大；场地受限、分散保存；系统落后或缺乏；制度不健全等；存在的普遍问题为：档案积压、归档滞后；存在档案丢失现象；档案纸质与电子版不相符情况；档案完整性及质量难以保证等。
  2.改革需要。为落实64号文的改革精神，与重大专项管理规定同步修订；强化规定执行力，增强可操作性。
  四、管理规定修订的关键点有哪些？
  1. 明确三级管理四个责任主体。三级管理指：三部门（科技部、发改委、财政部）、专业机构/专项办、项目（课题）承担单位。
  项目（课题）承担单位：在项目（课题）全过程中产生的项目（课题）文件。
  专业机构/专项办：在专项规划、研究、论证、申报指南编制及管理过程中产生的专项层面文件，如年度指南；在项目（课题）全过程中产生的重点文件（各专项自定）。
  三部门:重大专项规划、布局及论证等产生的重大专项文件，如重大专项实施方案;在重大专项协调、管理、检查监督、验收等过程中产生的文件，如重大专项管理规定;在专项规划、研究、论证、申报指南编制及管理过程中产生的专项层面文件，如年度工作计划;在项目（课题）全过程中产生的关键/节点文件等。

  2. 突出专业机构作用。
  专业机构具体落实本专项档案管理工作。专业机构主要职责包括：
  （1）负责制订本专项项目（课题）档案管理方案等规章制度。
  （2）为本专项档案管理提供人员、资金及档案保管场地等必要支撑条件，确保档案管理责任落实到人，档案完整保存，工作顺利开展。
  （3）负责本专项项目（课题）档案管理的组织协调、联络沟通、培训指导及监督检查工作。
  （4）组织本专项项目（课题）档案的收集、整理、归档、验收及移交工作。
  （5）负责收集、整理、归档及移交自身产生的专项管理档案。
  尚未设立专业机构的专项，上述工作职责由专项办承担。
  3. 明确归档范围和质量。
  制定《归档范围表》，明确每一级需要归档的文件，并提出质量要求，在管理规定的“附件1”中有详细规定。
  《归档范围表》主要包含3个层面：专项、项目和课题；包含4个阶段，即规划阶段、申报立项阶段、过程管理阶段及验收阶段，共52种文件。归档一般原则是：所有清单向上一级呈交；按照谁产生谁保存的思路，重要“必存”档案应向上一级呈交。
  质量要求：齐全、完整，能够反映重大专项管理的全过程；项目（课题）文件以项目（课题）为单位进行组卷，专项层面文件分专项按年度—类别组卷；电子档案与纸质档案信息保持一致。
  例如：

  4. 档案管理流程有哪些？
  重大专项项目（课题）牵头承担单位在项目（课题）通过验收或终止、撤销后3个月内，将本项目（课题）档案移交至专业机构。专业机构及专项办在每年6月底及12月底，将本专项项目（课题）及管理档案移交至重大办。 重大专项档案保管期限为永久。

  重大专项档案移交前，应本专项项目（课题）档案及管理档案分别进行编码标注。

  5. 项目档案如何验收？
  （1）重大专项项目（课题）档案验收，由项目（课题）承担单位向专业机构提出验收申请，由专业机构组织验收。重大专项档案验收，由牵头组织单位向三部门提出验收申请，由三部门组织验收。
  （2）档案验收工作由档案验收专家组具体实施，专家组组成原则：由三部门组织的重大专项档案验收，专家组不少于7人；由专业机构组织的项目（课题）档案的验收，专家组不少于3人。
  （3）档案验收内容主要包括：档案的完整、齐全情况；档案的分类、整理、组卷、装盒等情况；纸质档案与电子档案对应及真实情况等。
  （4）档案验收结论分为合格与不合格。专家组成员全部同意通过验收的为合格。档案验收合格后，方可进行重大专项项目（课题）及重大专项验收。